SAS y FACTS Consulting alientan a las organizaciones a detectar fraudes en compras antes de que aumenten las pérdidas
Según SAS y FACTS Consulting, las organizaciones deben acercar la prevención del fraude en adquisiciones al punto donde ocurre la actividad sospechosa, en lugar de depender principalmente de investigaciones después de que ya se ha perdido dinero.
La convocatoria sigue a la sesión de clientes de Monitoreo continuo para la integridad de las adquisiciones de SAS, celebrada en sus oficinas de Johannesburgo el 19 de agosto, donde la discusión se centró en cómo el monitoreo continuo y el análisis impulsado por IA pueden ayudar a las organizaciones a identificar vulnerabilidades antes y fortalecer los controles, al tiempo que mejoran la transparencia en las operaciones de adquisiciones.
Chris McAuley, Director de Fraude e Inteligencia de Seguridad de SAS EMEA y APAC, dice que la actividad de adquisiciones a menudo abarca sistemas fragmentados y grandes volúmenes de datos, mientras que muchas organizaciones aún carecen de una capacidad de monitoreo independiente en todo el entorno de adquisiciones.
«Cuando una irregularidad llega a una auditoría o investigación, es posible que la organización ya esté lidiando con las consecuencias financieras y operativas. El monitoreo continuo cambia el impulso. Brinda a las organizaciones una forma de observar la actividad de adquisiciones a medida que sucede e identificar indicadores emergentes que merecen una investigación antes de que la exposición aumente», dice McAuley.
Mover el punto de detección hacia adelante
Las auditorías tradicionales siguen siendo importantes, pero proporcionan información en un momento dado. El fraude, el error, el despilfarro y el abuso no siguen un calendario. El comportamiento sospechoso puede surgir de las relaciones entre empleados y proveedores, transacciones repetidas, patrones de compra inusuales o intentos de eludir los controles establecidos.
La solución SAS Payment Integrity for Procurement está diseñada como una capacidad de monitoreo continuo en toda la empresa para detectar posibles casos de fraude, error, desperdicio y abuso (FEWA) durante todo el ciclo de adquisiciones. Utiliza datos empresariales, escenarios analíticos predefinidos y personalizados, modelado y análisis de red para revelar actividades que merecen más atención. La actividad actual y la histórica se pueden analizar juntas, y la puntuación de riesgo ayuda a los investigadores a priorizar dónde centrar sus investigaciones.
«La IA es útil aquí porque los equipos de adquisiciones y los investigadores se ocupan de volúmenes y relaciones que son difíciles de evaluar manualmente», afirma McAuley. «La IA puede ayudar a los investigadores a detectar patrones y conexiones antes, comprender el contexto en torno a actividades sospechosas y centrar su atención donde el riesgo parece mayor».
Una transacción inusual no es automáticamente fraudulenta y una anomalía puede tener una explicación legítima. Por lo tanto, un seguimiento eficaz debe apoyar la investigación, no reemplazarla.
Convertir la analítica en acción
Yolande Byrd, directora de FACTS Consulting, afirma que las organizaciones también deben pensar más allá de la detección. La presentación de su sesión se basó en implementaciones de clientes que comenzaron en entornos de adquisiciones muy diferentes, pero compartió la necesidad de una mejor visibilidad del riesgo de adquisiciones y una forma más clara de decidir dónde es necesario actuar.
«El valor real del análisis proviene de lo que hace la organización con lo que revela. Una larga lista de alertas no es el objetivo. Los investigadores necesitan suficiente contexto para comprender por qué se marcó algo, qué otras actividades o relaciones pueden estar conectadas con ello y dónde es mayor el riesgo potencial o el impacto financiero», dice Byrd.
Un ejemplo discutido durante la sesión involucró un proyecto de construcción financiado por el gobierno que abarca varias empresas conjuntas y sistemas ERP separados. Al combinar la información de adquisiciones y analizar la actividad de proveedores y subcontratistas, la organización reportó ahorros de R250 millones en seis meses, incluida la identificación y corrección de pagos duplicados.
Otro cliente, un proveedor de servicios públicos, empezó con una prueba de valor antes de ampliar el seguimiento. Informó ahorros de 120 millones de rands en dos años sólo en facturas duplicadas, junto con casos reales de fraude.
«Comenzar con un área de exposición definida permite a la organización probar lo que revelan los datos y establecer cómo se investigarán las alertas antes de expandir el valor demostrado. La propiedad clara y la capacidad de investigación son esenciales, porque encontrar una debilidad logrará muy poco si nadie es responsable de actuar en consecuencia», dice Byrd.
Una cuestión de gobernanza más amplia
El seguimiento continuo de las compras también puede revelar debilidades que se encuentran fuera de una única transacción fraudulenta. La desviación repetida de los umbrales de aprobación, la concentración de las compras a través de solicitantes específicos o las relaciones inusuales con los proveedores pueden señalar lagunas en los procesos y controles que requieren atención.
Esto hace que la integridad de las adquisiciones sea una cuestión comercial más amplia. Una consecuencia es la pérdida financiera, pero una supervisión deficiente también puede exponer a las organizaciones al escrutinio regulatorio y a daños a su reputación, lo que puede socavar la confianza de las partes interesadas.
McAuley dice que la IA y el análisis avanzado ofrecen a las organizaciones la oportunidad de fortalecer esta supervisión sin esperar a que los investigadores examinen manualmente un volumen cada vez mayor de datos de compras.
«La integridad de las adquisiciones debe tratarse como una disciplina de gestión continua. El objetivo es dar a la organización suficiente visibilidad para investigar adecuadamente los riesgos y fortalecer los controles en las áreas donde están surgiendo debilidades».
Byrd está de acuerdo en que el cambio hacia el monitoreo continuo consiste en última instancia en cambiar la forma en que las organizaciones usan sus datos de adquisiciones.
«Las organizaciones ya generan enormes cantidades de información a través de las adquisiciones. La pregunta es si la están utilizando para comprender dónde se está desarrollando el riesgo. Cuando el monitoreo se vuelve continuo y la respuesta se diseña adecuadamente en torno a ello, los datos de las adquisiciones se convierten en una herramienta para una gobernanza más sólida, así como para la protección financiera».
